Um ciclo organiza uma atividade que a empresa precisa repetir com as pessoas de tempos em tempos: responder um mapa de habilidades, fazer uma avaliação, revisar o perfil ou ter os níveis confirmados pelo gestor. Ele funciona como um pequeno projeto, com data para abrir, etapas, público, prazos, e-mails automáticos e o registro do que cada pessoa entregou naquela vez.

Este artigo explica a ideia, os dois tipos de ciclo e exemplos de uso. Para criar o primeiro, veja Ciclos de mapas de habilidades.

Sem ciclo, uma rodada de mapeamento ou de avaliação costuma depender de trabalho manual:

O ciclo junta essas tarefas num lugar só. Você configura uma vez o que deve acontecer, para quem e quando, e a plataforma envia, lembra, acompanha e guarda cada rodada separada. Na próxima vez, o resultado novo aparece ao lado do anterior, e fica fácil ver a evolução de cada pessoa e do time.

Um ciclo pode ter uma etapa só ou várias. Cada tipo serve para uma coisa:

As etapas podem sair juntas, numa data própria ou só depois que a pessoa concluir a etapa anterior. Assim dá para montar uma sequência, como revisar o perfil primeiro, depois responder o mapa e, por fim, receber o endosso do gestor.

A escolha mais importante do ciclo é o tipo. Ela define como as pessoas entram, como contam os prazos e o que acontece depois.

Use a rodada quando a empresa trabalha com calendário: todo mundo responde no mesmo período, os resultados são apresentados juntos e a próxima rodada tem data marcada, como a avaliação de cada semestre.

Use o contínuo quando a atividade acompanha a vida de cada pessoa e não uma data da empresa: quem chega precisa fazer em algum momento, e quem já fez deve repetir só depois de um intervalo. Quem concluiu antes do ciclo existir também conta, então ninguém é convidado de novo cedo demais.

Depois de agendado, o tipo do ciclo não muda. Se tiver dúvida, pense na pergunta "todo mundo começa no mesmo dia?". Se a resposta for sim, é rodada.

Os exemplos abaixo são comuns e podem ser combinados.

A empresa mapeia as habilidades do time, contrata treinamentos para as lacunas e quer saber, seis meses depois, se houve evolução. Um ciclo do tipo rodada com uma etapa de mapa e outra de endosso do gestor resolve. Com Repetir este ciclo a cada 6 meses, a próxima rodada já nasce pronta para revisar, e o mapa novo aparece ao lado do anterior em Comparar resultados entre ciclos.

A empresa quer que cada colaborador faça uma avaliação de conhecimento uma vez por ano, mas as pessoas entram em datas diferentes. Um ciclo contínuo com uma etapa de avaliação convida quem nunca fez alguns dias depois de chegar e chama de volta cada pessoa 12 meses depois da última conclusão. Quem fez a avaliação há pouco tempo, mesmo antes do ciclo, espera o intervalo e não recebe convite repetido.

Relatórios de completude mostram perfis desatualizados e sem formação ou experiência. Um ciclo com a etapa de atualização de perfil pede que cada pessoa revise as seções escolhidas até uma data, com lembretes, e mostra quem atualizou, quem confirmou sem mudar e o que mudou. Para que o perfil só mude nesses momentos, a empresa pode travar o perfil fora dos ciclos.

Toda pessoa admitida deve completar o perfil e responder o mapa da sua posição nas primeiras semanas. Um ciclo contínuo com atualização de perfil seguida de mapa faz isso sozinho: a pessoa entra no ciclo alguns dias depois da admissão, recebe o perfil primeiro e o mapa só depois de concluir o perfil.

Uma rodada encerrou e parte das pessoas não concluiu, por férias, afastamento ou admissão recente. Um novo ciclo pode ler a etapa do ciclo anterior e gerar só para quem não concluiu, ou trazer o público novo e as pendências juntos. Quem já concluiu fica de fora, e os números de cada ciclo continuam separados.

Antes de abrir a etapa principal, a empresa quer explicar por que a rodada existe e o que se espera de cada pessoa. Uma etapa de comunicado no início do ciclo envia esse e-mail a todo o público.

Quem participa recebe um e-mail a cada etapa, no idioma do próprio perfil, e os lembretes param assim que a etapa é concluída. Em Skills > Ciclos, a página Meus ciclos mostra só o que importa para ela: as etapas, a situação de cada uma, o prazo e o botão para fazer o que falta. As configurações do ciclo ficam só com os administradores. Veja Participar de um ciclo da sua empresa.

Preciso criar um ciclo para cada atividade?

Não. Um ciclo pode ter várias etapas de tipos diferentes. Crie ciclos separados quando as atividades têm públicos ou calendários diferentes.

O que acontece com quem entra na empresa durante o ciclo?

Na rodada, marque Incluir quem entrar no público depois do agendamento para que essas pessoas entrem sozinhas até o encerramento. No contínuo, elas entram sempre, conforme a regra de entrada.

Quem fez a mesma atividade há pouco tempo vai ser convidado de novo?

Na rodada, use Dispensar quem concluiu esta atividade nos últimos N dias. No contínuo, a renovação já conta a partir da última conclusão, mesmo que tenha sido antes do ciclo.

Posso usar o meu próprio texto nos e-mails?

Sim. Cada envio tem um texto padrão que pode ser editado só para aquele ciclo, com variáveis como o nome da pessoa, o prazo e o link. Na etapa de avaliação, o texto do ciclo substitui o convite da própria avaliação.

Posso apagar um ciclo que já começou?

Um ciclo aberto não é apagado: ele pode ser encerrado e, depois, arquivado para sair da lista. O registro de cada rodada continua disponível para comparação. Veja Acompanhar e encerrar um ciclo.