Un ciclo organiza una actividad que tu empresa necesita que las personas repitan cada cierto tiempo: responder un mapa de habilidades, hacer una evaluación, revisar su perfil o tener sus niveles confirmados por su gestor. Funciona como un pequeño proyecto, con fecha de apertura, etapas, público, plazos, correos automáticos y el registro de lo que cada persona entregó esa vez.

Este artículo explica la idea, los dos tipos de ciclo y ejemplos de uso. Para crear el primero, consulta Ciclos de mapas de habilidades.

Sin ciclos, una ronda de mapeo o de evaluación suele depender de trabajo manual:

El ciclo reúne todo esto en un solo lugar. Configuras una vez qué debe pasar, para quién y cuándo, y la plataforma envía, recuerda, sigue y guarda cada ronda por separado. La próxima vez, el resultado nuevo aparece junto al anterior, y es fácil ver la evolución de cada persona y del equipo.

Un ciclo puede tener una sola etapa o varias. Cada tipo sirve para algo distinto:

Las etapas pueden salir juntas, en una fecha propia o solo después de que la persona concluya la etapa anterior. Así puedes armar una secuencia, como revisar primero el perfil, luego responder el mapa y, al final, recibir el aval del gestor.

La elección más importante del ciclo es su tipo. Define cómo entran las personas, cómo cuentan los plazos y qué pasa después.

Usa la ronda cuando la empresa trabaja con calendario: todos responden en el mismo período, los resultados se presentan juntos y la próxima ronda tiene fecha, como la evaluación de cada semestre.

Usa el continuo cuando la actividad acompaña la trayectoria de cada persona y no una fecha de la empresa: quien llega debe hacerla en algún momento, y quien ya la hizo debe repetirla solo después de un intervalo. Las conclusiones anteriores al ciclo también cuentan, así que nadie recibe una invitación antes de tiempo.

Una vez programado, el tipo de ciclo no cambia. Si tienes dudas, pregúntate "¿todos empiezan el mismo día?". Si la respuesta es sí, es una ronda.

Estos son escenarios comunes y se pueden combinar.

La empresa mapea las habilidades del equipo, contrata capacitaciones para las brechas y quiere saber, seis meses después, si hubo evolución. Un ciclo de tipo ronda con una etapa de mapa y otra de aval del gestor lo resuelve. Con Repetir este ciclo cada 6 meses, la próxima ronda se crea lista para revisar, y el mapa nuevo aparece junto al anterior en Comparar resultados entre ciclos.

La empresa quiere que cada colaborador haga una evaluación de conocimiento una vez al año, pero las personas entran en fechas distintas. Un ciclo continuo con una etapa de evaluación invita a quien nunca la hizo unos días después de llegar y vuelve a llamar a cada persona 12 meses después de su última conclusión. Quien hizo la evaluación hace poco, incluso antes del ciclo, espera el intervalo y no recibe una invitación repetida.

Los informes de completitud muestran perfiles desactualizados, sin formación ni experiencia. Un ciclo con la etapa de actualización de perfil pide a cada persona revisar las secciones elegidas hasta una fecha, con recordatorios, y muestra quién actualizó, quién confirmó sin cambios y qué cambió. Para que el perfil solo cambie en esos momentos, la empresa puede bloquear el perfil fuera de los ciclos.

Toda persona contratada debe completar su perfil y responder el mapa de su posición en las primeras semanas. Un ciclo continuo con actualización de perfil seguida de mapa lo hace solo: la persona entra al ciclo unos días después de la contratación, recibe primero el perfil y el mapa solo después de concluirlo.

Una ronda cerró y parte de las personas no concluyó, por vacaciones, licencia o contratación reciente. Un ciclo nuevo puede leer la etapa del ciclo anterior y generarla solo para quien no concluyó, o traer el público nuevo y los pendientes juntos. Quien ya concluyó queda fuera, y cada ciclo mantiene sus propios números.

Antes de abrir la etapa principal, la empresa quiere explicar por qué existe la ronda y qué se espera de cada persona. Una etapa de comunicado al inicio del ciclo envía ese correo a todo el público.

Quien participa recibe un correo en cada etapa, en el idioma de su perfil, y los recordatorios se detienen en cuanto concluye la etapa. En Skills > Ciclos, la página Mis ciclos muestra solo lo que le importa: las etapas, el estado de cada una, el plazo y el botón para hacer lo que falta. La configuración del ciclo queda solo para los administradores. Consulta Participar en un ciclo de tu empresa.

¿Necesito un ciclo para cada actividad?

No. Un ciclo puede tener varias etapas de tipos distintos. Crea ciclos separados cuando las actividades tengan públicos o calendarios diferentes.

¿Qué pasa con quien entra a la empresa durante el ciclo?

En la ronda, marca Incluir a quien entre en el público después de la programación para que esas personas entren solas hasta el cierre. En el continuo, siempre entran, según la regla de entrada.

¿Quien hizo la misma actividad hace poco recibirá otra invitación?

En la ronda, usa Omitir a quien completó esta actividad en los últimos N días. En el continuo, la renovación ya cuenta desde la última conclusión, aunque haya sido antes del ciclo.

¿Puedo usar mi propio texto en los correos?

Sí. Cada envío tiene un texto predeterminado que puedes editar solo para ese ciclo, con variables como el nombre de la persona, el plazo y el enlace. En la etapa de evaluación, el texto del ciclo reemplaza la invitación de la propia evaluación.

¿Puedo borrar un ciclo que ya empezó?

Un ciclo abierto no se borra: se puede cerrar y, después, archivar para que salga de la lista. El registro de cada ronda sigue disponible para comparar. Consulta Seguir y cerrar un ciclo.