Ciclos de mapas de habilidades
Un ciclo vuelve a aplicar los mapas de habilidades a un grupo de personas, con fecha de apertura, plazo, recordatorios y el registro de cada ronda. Úsalo cuando tu empresa quiere mapear de nuevo a las mismas personas, por ejemplo cada semestre, y comparar una ronda con la anterior. El mismo ciclo puede incluir una evaluación y un comunicado.
Los ciclos están en Skills > Ciclos. La pestaña Ciclos lista los borradores, programados, abiertos y cerrados; la pestaña Archivados guarda los que sacaste de la lista. Busca por nombre y usa el filtro Estado para encontrar un ciclo. Debajo del título ves cuántos ciclos se programaron en los últimos 12 meses y el límite del plan.
Crear un ciclo
Haz clic en Nuevo ciclo. Son cuatro pasos.
Período: el nombre, una descripción breve (admite negrita, cursiva y subrayado), cuándo abre y cuándo cierra el ciclo. En Repetir este ciclo, puedes pedir que el próximo ciclo se cree como borrador algunos meses después. Solo empieza cuando alguien lo programa.
Etapas y público: quién entra y qué pide cada etapa.
El público puede ser las personas de las carreras elegidas (cada una recibe el mapa del puesto que ocupa) o las mismas personas y mapas de un ciclo anterior. La vista previa muestra cuántas personas entran, cuántas no tienen mapa entre los marcados y quién queda fuera.
La etapa de mapas de habilidades aplica los mapas que marques.
Agregar evaluación crea una etapa con una evaluación publicada de la empresa. Cada persona recibe la invitación de la propia evaluación, válida hasta que la etapa cierre.
Agregar actualización de perfil crea una etapa en la que cada persona revisa su propio perfil. Marca las secciones que debe revisar (formación, experiencias, idiomas, certificaciones, habilidades del perfil y otras) y, entre ellas, las obligatorias.
Agregar comunicado crea una etapa que solo envía un correo, por ejemplo para avisar que el ciclo empezó.
Flujo y notificaciones: para cada etapa, cuándo se envía (en la apertura, en una fecha o algunos días después de que la persona concluya otra etapa), el plazo y cuándo cierra.
En La etapa cierra, elige Con el ciclo o En una fecha. Después del plazo, quien no concluyó aparece como atrasado y todavía puede responder hasta que la etapa cierre.
En Correos, cada envío aparece con la fecha en que sale para la primera persona: invitación, recordatorios antes del plazo y aviso de atraso. Los recordatorios y avisos van solo a quien aún no concluyó. Usa Agregar correo para incluir otro recordatorio o aviso.
Cada correo usa la plantilla de la empresa (o la plantilla estándar, si la empresa no tiene una). Para escribir un texto solo para este ciclo, haz clic en el lápiz del envío. Ver vista previa muestra el correo con datos de ejemplo.
La invitación de la etapa de evaluación es el correo de la propia evaluación; el ciclo envía los recordatorios y el aviso de atraso, con el enlace para hacer la evaluación.
Si la empresa prefiere avisar por su cuenta, marca La empresa avisa por su cuenta y la etapa no envía correos.
Revisión: el número de personas, los créditos y la comparación con el ciclo anterior.
Los mapas de habilidades no consumen créditos. La evaluación consume los créditos de una invitación común, por persona. Si el saldo no alcanza para todos, la revisión lo avisa, y quien no quepa queda esperando crédito.
La etiqueta de comparabilidad muestra cuánto del contenido de los mapas es igual al del ciclo anterior. Pasa el mouse sobre ella para ver qué significa el número. Por debajo del 90%, confirma que estás al tanto antes de programar.
Haz clic en Programar ciclo. A partir de ahí, la lista de personas queda congelada y la plataforma envía cada etapa en su fecha. Para detenerte a mitad de camino, usa Guardar borrador.
Seguimiento
Abre el ciclo desde la lista. La pestaña Resumen muestra, por etapa, cuántas personas concluyeron, cuántas están en curso, abiertas o atrasadas. El cronograma muestra cada etapa con la parte ya concluida y una línea en el día de hoy; pasa el mouse sobre una etapa para ver sus fechas.
La pestaña Personas muestra la situación de cada persona en cada etapa, con la fecha en que concluyó o el plazo, y el próximo envío previsto, que explica por qué alguien aún no lo recibió.
En el menú de acciones del ciclo puedes:
Abrir ahora un ciclo programado, antes de la fecha.
Enviar ahora una etapa a quien aún no la recibió.
Pausar envíos y Reanudar envíos.
Generar nueva revisión de una etapa después de cambiar el mapa: quienes aún no la recibieron reciben la versión nueva, y quienes ya la recibieron conservan la suya.
Cerrar ahora, Cancelar ciclo y Duplicar.
Archivar un ciclo cerrado o cancelado. Pasa a la pestaña Archivados, donde puedes Desarchivarlo.
Las acciones de una etapa están en el mismo menú, agrupadas bajo su nombre. Cerrar, cancelar y las demás acciones que no se pueden deshacer piden confirmación antes.
En la etapa de actualización de perfil, la pestaña Personas separa a quien actualizó (con las secciones que cambiaron) de quien revisó sin cambios. En Ver qué cambió, en el menú de la fila, ves la diferencia por sección: lo que entró, lo que salió y lo que cambió, y las secciones confirmadas sin cambios.
En la pestaña Personas, el menú de cada fila permite prorrogar el plazo de una persona o quitarla del ciclo. El botón Incluir personas agrega a quienes entraron a la empresa después de programar.
💡 Una vez enviada una etapa, su público, mapas y dependencias ya no cambian. Las fechas futuras, el plazo y las notificaciones aún se pueden ajustar.
Cierre
Al hacer clic en Cerrar ahora, la confirmación muestra, por etapa, cuántas personas aún no concluyeron. En la fecha de cierre (o al cerrar antes), quien no respondió queda pendiente, los mapas del ciclo dejan de aceptar respuestas y las invitaciones de evaluación que nadie empezó vencen. Los resultados se guardan como estaban, para compararlos con el próximo ciclo.
Después del cierre, cambiar el resultado de una evaluación del ciclo (aceptar una apelación, anular una pregunta, cambiar una nota o aplicar de nuevo la regla de integridad) pide confirmación. El cambio se hace y queda registrado como revisión del resultado, con quién lo hizo y el valor anterior.
Lo que ve la persona
Quienes participan reciben los correos de las etapas y encuentran sus ciclos en Skills > Ciclos: las etapas, la situación de cada una y las fechas. Con mapas pendientes ven el botón Responder mis mapas; con la evaluación abierta, Hacer la evaluación; en la actualización de perfil, Revisar mi perfil. La configuración del ciclo no se les muestra.
En la actualización de perfil, la parte de arriba de Mi perfil muestra las secciones a revisar y las obligatorias. En cada sección, la persona confirma que está correcta (Confirmar sin cambios) o la edita en su perfil, y la sección editada ya cuenta como revisada. Después de las obligatorias, hace clic en Enviar revisión. Quien no la envíe antes de que cierre la etapa queda como incompleto.