Ciclos de mapas de habilidades
Un ciclo vuelve a aplicar mapas de habilidades, evaluaciones, aval y la actualización de perfil a un grupo de personas, con fecha de apertura, plazo, recordatorios y el registro de cada ronda. Sirve, por ejemplo, para mapear a las mismas personas cada semestre y comparar una ronda con la anterior.
Si es la primera vez con ciclos, empieza por Qué son los ciclos y cuándo usarlos, que explica para qué sirven, la diferencia entre ronda y continuo y ejemplos de uso.
Los ciclos están en People > Ciclos. Los administradores siempre tienen acceso; un gestor solo entra con el permiso Gestionar los ciclos, en los permisos del usuario en Gestionar usuarios. La pestaña Ciclos lista los borradores, los programados, los abiertos y los cerrados; la pestaña Archivados guarda los que quitaste de la lista. Debajo del título aparece cuántos ciclos se programaron en los últimos 12 meses y el límite del plan.
Este artículo muestra cómo crear un ciclo. Los demás cubren el resto:
Participar en un ciclo de tu empresa, lo que ve la persona
Crear un ciclo
Haz clic en Nuevo ciclo. El formulario tiene cinco pasos: Período, Etapas, Público, Flujo y notificaciones y Revisión. Guardar borrador guarda lo hecho para seguir después.
1. Período
Ponle un nombre, una descripción corta y la fecha en que el ciclo abre, que debe ser a partir de mañana. Luego elige el Tipo de ciclo. Las dos tarjetas muestran, lado a lado, quién entra, cómo cuentan los plazos, cómo termina el ciclo y qué pasa la próxima vez:
Ronda: todos en el mismo período, con apertura y cierre. Con Repetir este ciclo, el próximo se crea algunos meses después, como borrador para que lo revises o ya programado.
Continuo: no tiene fin. Cada persona entra a su tiempo, por ejemplo al llegar a la empresa, y vuelve para renovar después de un intervalo.
Después de programarlo, el tipo ya no cambia.
2. Etapas
Cada tipo de etapa aparece como una tarjeta con el nombre y lo que pide a las personas. Marca una o más tarjetas y haz clic en Agregar. Las etapas entran en el orden que tiene sentido: mapa, evaluación, actualización de perfil, aval y comunicado.
Mapa de habilidades: cada persona marca el nivel de las habilidades de su posición en el mapa de la carrera. Tú eliges los mapas aplicados.
Evaluación: una evaluación publicada de la empresa. Cada persona recibe la invitación de la propia evaluación, válida hasta que la etapa cierre, con los créditos de una invitación común.
Actualización de perfil: cada persona revisa las secciones del perfil que marques. Mira Ciclo de actualización de perfil.
Aval: quien indiques confirma o ajusta los niveles que cada persona marcó en el mapa. Solo está disponible después de una etapa de mapa. Mira Aval en el ciclo.
Comunicado: solo envía un correo, por ejemplo para avisar que el ciclo empezó.
Con las primeras etapas creadas, quedan arriba y las mismas tarjetas quedan abajo. Un clic en una tarjeta agrega esa etapa después de las demás. Quitar etapa saca una etapa del borrador.
3. Público
En Quién participa, elige una de las tres opciones:
Personas de las carreras elegidas: cada persona recibe el mapa de la posición que ocupa. En Excluir a algunas personas de las carreras elegidas, busca por nombre o correo a quien debe quedar fuera. Marca Incluir a quien entre en el público después de la programación para que quien sea contratado o llegue a esas carreras antes del cierre entre solo.
Personas específicas: busca por nombre o correo y marca a las personas una a una. Entran aunque no estén en ninguna carrera.
Las mismas personas y mapas de un ciclo anterior: útil cuando los mapas se enviaron persona por persona, sin posición.
En un ciclo continuo, el paso también define Quién entra: quien nunca concluyó la actividad entra algunos días después de llegar a la empresa, y quien ya la concluyó vuelve en la renovación, contada desde la última conclusión. La vista previa muestra cuántas personas entran en la apertura y cuántas solo entran después.
La vista previa al final del paso muestra cuántas personas entran en el ciclo y cuántas no tienen mapa entre los marcados. Quien no tiene mapa queda fuera de la etapa de mapas y de las etapas que dependen de ella. El aviso naranja muestra a cuántas personas afecta.
4. Flujo y notificaciones
Para cada etapa, define cuándo se envía (en la apertura del ciclo, en una fecha o después de que la persona concluya otra etapa), el plazo y cuándo cierra. Pasado el plazo, quien no concluyó aparece como atrasado y todavía puede responder hasta que la etapa cierre.
Omitir a quien completó esta actividad en los últimos N días deja fuera a quien hizo la misma evaluación, el mismo mapa o la revisión del perfil hace poco, dentro o fuera de un ciclo. La opción se puede activar o desactivar incluso después de que la etapa empezó y vale para las próximas entradas; quien ya fue omitido no recibe la etapa de nuevo. En el ciclo continuo, consulta Ciclo continuo: invitación, recordatorio y renovación, más abajo.
En Generar para, la etapa puede ir a Todo el público, Solo quien no concluyó la etapa de otro ciclo o El público y los pendientes de otro ciclo. Mira la sección de abajo.
En Correos, cada envío aparece con la fecha en que sale: invitación, recordatorios antes del plazo y aviso de atraso. Recordatorios y avisos van solo a quien todavía no concluyó. Para escribir un texto solo para este ciclo, haz clic en Editar texto, junto al envío. La vista previa muestra cómo llega el correo. En la evaluación, ese texto sustituye la invitación de la propia evaluación. En el ciclo continuo, los recordatorios cuentan desde la invitación, y cada envío también tiene el texto para quien vuelve en la renovación.
Si la empresa prefiere avisar por su cuenta, marca La empresa avisa por su cuenta y la etapa no envía correos.
5. Revisión
La revisión reúne el número de personas, los créditos, el uso de la cuota del plan, la comparación con el ciclo anterior y el cronograma. Los mapas de habilidades no consumen créditos. La evaluación consume los créditos de una invitación común por persona que llega a ella; quien es omitido o queda fuera de la etapa no cuenta. Por debajo de 90% de comparabilidad con el ciclo anterior, confirma que estás al tanto antes de programar.
Haz clic en Programar ciclo. A partir de ahí, la lista de personas queda congelada y la plataforma envía cada etapa en su fecha.
Ciclo continuo: invitación, recordatorio y renovación
En el ciclo continuo, invitación, recordatorio y renovación son cosas distintas:
Invitación: sale cuando la persona entra en el ciclo, la primera vez o en la renovación.
Recordatorio: va solo a quien aún no completó la actividad esa vez. El primero sale algunos días después de la invitación, y Repetir define cada cuánto vuelve y hasta cuántas veces. La agenda es la misma la primera vez y en la renovación.
Renovación: es la vuelta de quien ya la completó. Después del intervalo definido en Público, en Renovación, contado desde la última conclusión, dentro o fuera del ciclo, la persona entra de nuevo y recibe una invitación nueva.
Cada envío tiene dos textos: Editar texto cambia el de quien la hace por primera vez, y Escribir el texto para quien vuelve (renovación) cambia el de quien está renovando. Si el texto de renovación queda en blanco, quien vuelve recibe el texto normal.
Por eso, un solo ciclo continuo cubre la primera vez y la renovación. Dos ciclos de la misma actividad para el mismo público enviarían dos invitaciones a la misma persona.
Ejemplo: con renovación de 360 días y un recordatorio 1 día después de la invitación, repetido cada 60 días, quien la completó el 29/10/2026 recibe la invitación de renovación el 24/10/2027 y, mientras no la complete, recordatorios a partir del 25/10/2027.
La renovación ya deja fuera a quien completó hace poco. Por eso, en la etapa en la que cuenta la renovación, que es la primera evaluación, mapa o actualización de perfil del ciclo, la opción Omitir a quien completó esta actividad en los últimos N días da lugar a una nota que lo explica. Si la etapa tiene la opción marcada, un aviso pide desmarcarla: con ella, quien vuelve en la renovación es omitido apenas entra y no recibe nada. La plataforma tampoco acepta una omisión igual o mayor que el intervalo de renovación.
Solo quien no concluyó, o los pendientes de otro ciclo
En Generar para, una etapa puede leer la misma etapa de otro ciclo abierto o cerrado de la empresa. Elige el Ciclo de origen y la Etapa de origen, que debe ser del mismo tipo.
Solo quien no concluyó la etapa de otro ciclo: quien concluyó la etapa de origen queda fuera de esta. Sirve, por ejemplo, para aplicar la evaluación a quien fue contratado o volvió de una licencia después de la primera ronda.
El público y los pendientes de otro ciclo: además de dejar fuera a quien ya concluyó, trae a quien dejó pendiente la etapa de origen, aunque no esté en el público de este ciclo. Sirve para una segunda ola que lleva lo que quedó de la primera.
Quien entra por los pendientes recibe solo las etapas que dejó pendientes, con un intento o un mapa nuevo en este ciclo. El intento o el mapa antiguo sigue en el ciclo de origen, para que los números de cada ciclo sigan correctos. En la pestaña Personas, estas personas aparecen como traída del ciclo anterior.
La revisión muestra cuántas personas quedan fuera por ya haber concluido y cuántos pendientes entran. Los dos ciclos muestran el vínculo debajo del título, y duplicar o repetir el ciclo hace que la etapa lea el ciclo copiado. Los ciclos continuos solo aceptan Solo quien no concluyó la etapa de otro ciclo.