Os perfis de acesso permitem definir uma vez o que cada grupo de pessoas pode fazer na plataforma. Cada pessoa recebe um perfil e, quando você muda o perfil, o acesso de todos que o usam muda junto. A matriz de acesso exporta, a qualquer momento, quem pode fazer o quê, no formato usado em auditorias de segurança.
Neste artigo você vê como o recurso é ativado, quem pode usá-lo, como criar, editar e atribuir perfis e como baixar a matriz de acesso.
Como o recurso é ativado
O recurso é ativado pela Coodesh para cada empresa. Ao ligar, o nosso time também indica a primeira pessoa (ou as primeiras) que vai gerenciar os perfis de acesso da empresa.
Se a aba Perfis de acesso não aparecer em Gerenciar usuários, fale com o nosso time.
Quem pode usar
O recurso tem dois níveis de acesso:
Quem gerencia os perfis de acesso: as pessoas que a empresa indicou. Só elas veem a aba Perfis de acesso e o botão Matriz de acesso, criam, editam e excluem perfis, exportam a matriz e indicam quem mais pode fazer isso.
Quem tem a permissão Gerir pessoas e permissões: convida e edita pessoas, escolhe o perfil de cada uma entre os que existem e vê a coluna Perfil na lista de pessoas.
Para incluir ou tirar alguém da gestão dos perfis, abra a aba Perfis de acesso e use o bloco Quem gerencia os perfis de acesso, no topo. Busque a pessoa em Adicionar pessoa ou clique no x ao lado do nome para remover. A mudança é salva na hora.
Podem ser indicadas pessoas ativas na empresa com papel Admin, Gerente ou Negócio.
A lista nunca fica vazia: para sair, indique outra pessoa antes.
Cada inclusão e saída fica registrada no log de atividades e aparece na matriz de acesso.
Papel e perfil de acesso
Papel (Admin, Gerente ou Negócio): é o teto. Um perfil nunca concede o que está acima do papel dele. Um Gerente atribui no máximo o papel Gerente: a opção Admin não aparece para ele, nem ao convidar, nem ao editar uma pessoa, nem ao criar um perfil.
Perfil de acesso: um conjunto de permissões com nome, como "Recrutamento" ou "Auditoria". Cada perfil tem um papel base.
Personalizado: quem ainda tem permissões definidas só para si, sem perfil. É a situação de quem já estava na área de trabalho antes dos perfis. Ninguém ganhou nem perdeu acesso com a chegada do recurso.
Na aba Pessoas, a coluna Perfil mostra o perfil de cada pessoa ou a marca Personalizado.
Toda área de trabalho já começa com três perfis padrão: Administração (travado), Gerente e Negócio.
A aba Perfis de acesso
Para abrir, clique no logo da sua empresa, no canto superior esquerdo, escolha Gerenciar usuários e abra a aba Perfis de acesso.
A aba mostra, de cima para baixo:
o bloco Quem gerencia os perfis de acesso;
as sugestões de consolidação, quando houver (veja abaixo);
a lista de perfis, com o papel base, quantas pessoas usam cada um, quantas permissões ele tem e a data da última alteração. As marcas padrão e travado identificam os perfis que vêm com a plataforma.
No menu de ações de cada perfil, você encontra Editar (ou Visualizar, no perfil travado), Duplicar, Ver pessoas e Excluir. A opção Excluir fica desabilitada quando alguém usa o perfil ou quando ele é travado.
Como criar um perfil
Na aba Perfis de acesso, clique em Criar perfil.
Dê um nome, escolha o papel base e, se quiser, uma descrição.
Marque as permissões. Elas aparecem agrupadas por área (Vagas, Briefings, Avaliações e assim por diante), e cada uma mostra o que controla. As que ficam acima do papel base aparecem desabilitadas.
Clique em Salvar perfil.
Também dá para começar de algo que já existe:
Duplicar, no menu de ações de um perfil: a cópia nasce com o papel base e as permissões do original, sem pessoas.
Criar perfil a partir desta pessoa, no menu de ações da pessoa na aba Pessoas: o perfil nasce com o papel e as permissões que ela tem hoje.
Como editar um perfil
No menu de ações do perfil, clique em Editar.
Mude o nome, a descrição ou as permissões.
Clique em Salvar perfil. Se a mudança afetar alguém, a plataforma mostra antes quantas pessoas terão o acesso alterado. Clique em Ver quem para ver o que cada uma ganha ou perde.
Confira e clique em Confirmar e salvar.
O acesso de todas as pessoas com o perfil muda assim que você confirma. Se outra pessoa salvar o mesmo perfil enquanto você edita, a plataforma avisa e pede para recarregar antes de refazer a mudança.
Como excluir um perfil
Só é possível excluir um perfil sem pessoas. Use Ver pessoas para saber quem o usa e troque o perfil delas antes.
O perfil Administração é travado: não pode ser editado nem excluído. Para uma variação, duplique-o.
Como atribuir um perfil a uma pessoa
Na aba Pessoas, abra o menu de ações da pessoa e clique em Editar.
Em Perfil de acesso, escolha o perfil. Logo abaixo aparecem o papel base e o número de permissões dele.
Clique em Salvar. As permissões da pessoa passam a ser as do perfil, e ela deixa de ser Personalizado.
Ninguém muda o próprio perfil: para mudar o seu, peça a outra pessoa que gerencie pessoas.
Como convidar alguém já com um perfil
Em Gerenciar usuários, clique em Adicionar.
Preencha o nome e o e-mail e escolha o papel.
Em Perfil de acesso (opcional), escolha o perfil. O papel passa a ser o papel base do perfil escolhido.
Clique em Salvar e continuar.
Sem perfil, a pessoa recebe o perfil padrão do papel convidado.
Consolidar quem já estava na área de trabalho
Quando várias pessoas com o mesmo papel têm exatamente as mesmas permissões, a aba Perfis de acesso mostra uma sugestão, como "2 pessoas com papel Negócio têm exatamente as mesmas 3 permissões". Clique em Criar perfil com elas e dê um nome: o perfil é criado e as pessoas são vinculadas a ele sem nenhuma mudança no acesso.
Matriz de acesso
Em Gerenciar usuários, clique no ícone de escudo, Matriz de acesso, no canto superior direito.
Escolha a Data inicial e a Data final das alterações que deseja incluir.
Clique em Download.
São baixadas três planilhas (CSV):
Pessoas: cada pessoa, com papel, perfil, Recruiter Seat, se gerencia os perfis de acesso e uma coluna por permissão, mostrando o que a plataforma de fato concede.
Dicionário: cada permissão, o que ela controla e quais papéis podem tê-la.
Alterações: quem mudou o acesso de quem no período, com o que foi acrescentado e retirado.
A mesma janela lista o que cada permissão controla, agrupada por área. A marca Só no painel indica as permissões aplicadas pelas telas da plataforma, que a API não confere. A exportação fica registrada no log de atividades.
Perguntas frequentes
Não vejo a aba Perfis de acesso. Por quê?
Ou o recurso não está ativado na sua empresa, ou você não está entre as pessoas que gerenciam os perfis. Quem tem a permissão Gerir pessoas e permissões vê a coluna Perfil e escolhe perfis, mas não a aba. Peça a alguém da lista que inclua você, ou fale com o nosso time.
Qual permissão dá acesso à tela de Configurações?
Editar empresa. Ela abre os dados da empresa, os modelos de e-mail, a escala de níveis e os campos personalizados.
Posso dar a uma pessoa uma permissão a mais do que o perfil dela?
Não. Quem precisa de algo diferente deve usar outro perfil. Assim a matriz de acesso sempre corresponde ao que está configurado.
O que acontece com quem já estava na área de trabalho?
Continua com exatamente as mesmas permissões, marcado como Personalizado, até receber um perfil.