Sí, es posible. Muchas empresas tercerizan parte de la operación de reclutamiento contratando consultorías especializadas o personas reclutadoras freelance. Coodesh permite invitar a estas personas a colaborar directamente en la plataforma, pero con algunas capas de seguridad pensadas para proteger los datos de tu empresa y de los candidatos.
Este artículo explica tres puntos: qué correo usar en la invitación, qué permisos recibe por defecto una persona externa y cómo usar las áreas de trabajo para limitar su acceso a una necesidad específica.
¿Qué correo debe usar la persona externa?
Antes de invitar, pregunta: ¿es un correo personal o un correo corporativo? Lo ideal es que la persona acceda con un correo corporativo, ya sea el de tu empresa o el de la propia consultoría (por ejemplo, persona@consultoria.com). Esto facilita rastrear quién hizo qué en la plataforma y reduce el riesgo de accesos indebidos.
Si la persona es de una consultoría externa, puedes registrar el dominio de la consultoría como un dominio autorizado de tu área de trabajo:
Ve a Área de Trabajo > Seguridad.
En Dominios autorizados, escribe el dominio completo (ej:
consultoria.com).Haz clic en Agregar dominio.
A partir de ahí, el inicio de sesión por correo también funcionará para quienes usen ese dominio, tal como ya ocurre con tu equipo interno. Conoce más en Configuración de Seguridad.
Si la persona no tiene correo corporativo (por ejemplo, una reclutadora freelance que usa Gmail), la plataforma también acepta el registro con correo personal, pero solo mediante un enlace de invitación enviado por alguien que ya esté registrado en tu empresa. Siempre que sea posible, prioriza el correo corporativo o el dominio autorizado: te dan más control sobre quién tiene acceso a la cuenta.
¿Qué acceso tiene una persona externa por defecto?
Al invitar a alguien, eliges un perfil de acceso: Administrador, Gerente o Usuario. Consulta qué permite cada uno en Administrar usuarios en el espacio de trabajo.
Recomendación: para personas externas a la empresa, lo más adecuado es el perfil de Gerente, combinado solo con los permisos específicos necesarios para la función que la persona va a desempeñar, y restringido a un área de trabajo creada específicamente para esa función, no al área de trabajo principal de la empresa (consulta la siguiente sección). Evita conceder el perfil de Administrador a quienes no forman parte de tu equipo.
Incluso con un perfil de gestión, algunas áreas quedan restringidas por defecto para usuarios externos, por razones de seguridad, para evitar fugas de datos y para que una persona externa no tenga acceso irrestricto a todo lo que hay en la cuenta:
Biblioteca Coodesh — visualizar, editar o clonar preguntas de la biblioteca general de pruebas.
Claves de integración (API) — generación y gestión de claves usadas en integraciones con otros sistemas.
Banco de talentos — la base de candidatos que tu empresa ya evaluó en otros procesos.
Otras configuraciones generales de la empresa, como datos de registro, dominios autorizados, facturación e integraciones.
Estas restricciones existen justamente para que colaborar con un socio externo no signifique renunciar al control sobre los datos sensibles de tu empresa y de tus candidatos.
Usa las áreas de trabajo para aislar el acceso
Las restricciones de permisos anteriores protegen configuraciones y datos sensibles, pero, si la persona externa se agrega directamente a tu área de trabajo principal, aún puede ver vacantes y candidatos de procesos que no tienen relación con su tarea, incluidas evaluaciones ya realizadas para otras vacantes.
Para evitarlo, lo más recomendable es crear un área de trabajo separada para la necesidad específica (por ejemplo, un proceso de pasantía gestionado por la consultoría) y agregar allí solo a las personas responsables de la decisión dentro de tu empresa y a la persona externa. Así, ella tendrá acceso únicamente a las vacantes y candidatos de esa área, y no a los candidatos ya evaluados en el resto de la cuenta.
Consulta el paso a paso en Cómo crear y gestionar áreas de trabajo y en Configuración del Área de Trabajo.
En resumen
Pregunta si el correo de la persona externa es personal o corporativo antes de invitarla.
Si es de una consultoría, registra su dominio en Área de Trabajo > Seguridad > Dominios autorizados.
Usa el perfil de Gerente con permisos específicos para la función que la persona va a desempeñar, evitando el perfil de Administrador.
Recuerda que la biblioteca, las claves de integración, el banco de talentos y las configuraciones generales quedan restringidos para usuarios externos.
Restringe ese acceso a un área de trabajo creada específicamente para la función de la persona externa, y agrega allí solo a quienes necesiten participar.
¿Tienes dudas sobre qué perfil o permisos usar en un caso específico? Contacta a nuestro soporte por chat o correo electrónico.