Los perfiles de acceso permiten definir una sola vez lo que cada grupo de personas puede hacer en la plataforma. Cada persona recibe un perfil y, cuando cambias el perfil, el acceso de todos los que lo usan cambia con él. La matriz de acceso exporta en cualquier momento quién puede hacer qué, en el formato que usan las auditorías de seguridad.
En este artículo verás cómo se activa la función, quién puede usarla, cómo crear, editar y asignar perfiles y cómo descargar la matriz de acceso.
Cómo se activa la función
Coodesh activa la función para cada empresa. Al activarla, nuestro equipo también indica la primera persona (o las primeras) que va a gestionar los perfiles de acceso de la empresa.
Si la pestaña Perfiles de acceso no aparece en Gestionar usuarios, habla con nuestro equipo.
Quién puede usarlo
La función tiene dos niveles de acceso:
Quién gestiona los perfiles de acceso: las personas que la empresa indicó. Solo ellas ven la pestaña Perfiles de acceso y el botón Matriz de acceso, crean, editan y eliminan perfiles, exportan la matriz e indican quién más puede hacerlo.
Quien tiene el permiso Gestionar personas y permisos: invita y edita personas, elige el perfil de cada una entre los que existen y ve la columna Perfil en la lista de personas.
Para incluir o quitar a alguien de la gestión de perfiles, abre la pestaña Perfiles de acceso y usa el bloque Quién gestiona los perfiles de acceso, arriba. Busca a la persona en Agregar persona o haz clic en la x junto al nombre para quitarla. El cambio se guarda en el momento.
Se pueden indicar personas activas en la empresa con rol Administrador, Gerente o Negocio.
La lista nunca queda vacía: para salir, indica a otra persona antes.
Cada inclusión y salida queda en el registro de actividades y aparece en la matriz de acceso.
Rol y perfil de acceso
Rol (Administrador, Gerente o Negocio): es el techo. Un perfil nunca concede lo que está por encima de su rol. Un Gerente asigna como máximo el rol Gerente: la opción Administrador no le aparece al invitar, al editar a una persona ni al crear un perfil.
Perfil de acceso: un conjunto de permisos con nombre, como "Reclutamiento" o "Auditoría". Cada perfil tiene un rol base.
Personalizado: quien todavía tiene permisos definidos solo para sí, sin perfil. Es la situación de quienes ya estaban en el área de trabajo antes de los perfiles. Nadie ganó ni perdió acceso con la llegada de la función.
En la pestaña Personas, la columna Perfil muestra el perfil de cada persona o la marca Personalizado.
Cada área de trabajo comienza con tres perfiles predeterminados, con nombre en portugués: Administração (Administrador, bloqueado), Gerente y Negócio (Negocio).
La pestaña Perfiles de acceso
Para abrirla, haz clic en el logo de tu empresa, en la esquina superior izquierda, elige Gestionar usuarios y abre la pestaña Perfiles de acceso.
De arriba abajo, la pestaña muestra:
el bloque Quién gestiona los perfiles de acceso;
las sugerencias de consolidación, cuando las hay (ver abajo);
la lista de perfiles, con el rol base, cuántas personas usan cada uno, cuántos permisos tiene y la fecha del último cambio. Las marcas predeterminado y bloqueado identifican los perfiles que vienen con la plataforma.
En el menú de acciones de cada perfil están Editar (o Ver, en el perfil bloqueado), Duplicar, Ver personas y Eliminar. Eliminar queda deshabilitado cuando alguien usa el perfil o cuando está bloqueado.
Cómo crear un perfil
En la pestaña Perfiles de acceso, haz clic en Crear perfil.
Escribe un nombre, elige el rol base y, si quieres, una descripción.
Marca los permisos. Aparecen agrupados por área (Vacantes, Briefings, Evaluaciones, etc.), y cada uno muestra lo que controla. Los que quedan por encima del rol base aparecen deshabilitados.
Haz clic en Guardar perfil.
También puedes partir de algo que ya existe:
Duplicar, en el menú de acciones de un perfil: la copia nace con el rol base y los permisos del original, sin personas.
Crear perfil a partir de esta persona, en el menú de acciones de la persona en la pestaña Personas: el perfil nace con el rol y los permisos que tiene hoy.
Cómo editar un perfil
En el menú de acciones del perfil, haz clic en Editar.
Cambia el nombre, la descripción o los permisos.
Haz clic en Guardar perfil. Si el cambio afecta a alguien, la plataforma muestra antes cuántas personas tendrán su acceso modificado. Haz clic en Ver quién para ver qué gana o pierde cada una.
Revisa y haz clic en Confirmar y guardar.
El acceso de todas las personas con el perfil cambia en cuanto confirmas. Si otra persona guarda el mismo perfil mientras lo editas, la plataforma avisa y pide recargar antes de rehacer el cambio.
Cómo eliminar un perfil
Solo se puede eliminar un perfil que nadie usa. Usa Ver personas para saber quién lo usa y cambia antes su perfil.
El perfil Administração está bloqueado: no se puede editar ni eliminar. Para una variación, duplícalo.
Cómo asignar un perfil a una persona
En la pestaña Personas, abre el menú de acciones de la persona y haz clic en Editar.
En Perfil de acceso, elige el perfil. Justo debajo aparecen su rol base y su número de permisos.
Haz clic en Guardar. Los permisos de la persona pasan a ser los del perfil y deja de ser Personalizado.
Nadie cambia su propio perfil: para cambiar el tuyo, pídeselo a otra persona que gestione personas.
Cómo invitar a alguien ya con un perfil
En Gestionar usuarios, haz clic en Añadir.
Completa el nombre y el correo electrónico y elige el rol.
En Perfil de acceso (opcional), elige el perfil. El rol pasa a ser el rol base del perfil elegido.
Haz clic en Guardar y continuar.
Sin perfil, la persona recibe el perfil predeterminado del rol invitado.
Consolidar a quienes ya estaban en el área de trabajo
Cuando varias personas con el mismo rol tienen exactamente los mismos permisos, la pestaña Perfiles de acceso muestra una sugerencia, como "2 personas con rol Negocio tienen exactamente los mismos 3 permisos". Haz clic en Crear perfil con ellas y ponle un nombre: el perfil se crea y las personas quedan vinculadas a él sin ningún cambio en su acceso.
Matriz de acceso
En Gestionar usuarios, haz clic en el ícono de escudo, Matriz de acceso, en la esquina superior derecha.
Elige la Fecha de inicio y la Fecha de finalización de los cambios que quieres incluir.
Haz clic en Descargar.
Se descargan tres planillas (CSV):
Personas: cada persona, con rol, perfil, Recruiter Seat, si gestiona los perfiles de acceso y una columna por permiso, mostrando lo que la plataforma concede de hecho.
Diccionario: cada permiso, lo que controla y qué roles pueden tenerlo.
Cambios: quién cambió el acceso de quién en el período, con lo que se agregó y se quitó.
La misma ventana lista lo que controla cada permiso, agrupado por área. La marca Solo en el panel indica los permisos que aplican las pantallas de la plataforma y que la API no verifica. La exportación queda en el registro de actividades.
Preguntas frecuentes
No veo la pestaña Perfiles de acceso. ¿Por qué?
O la función no está activada en tu empresa, o no estás entre las personas que gestionan los perfiles. Quien tiene el permiso Gestionar personas y permisos ve la columna Perfil y elige perfiles, pero no la pestaña. Pide a alguien de la lista que te incluya, o habla con nuestro equipo.
¿Qué permiso da acceso a la pantalla de Configuración?
Editar empresa. Abre los datos de la empresa, las plantillas de correo, la escala de niveles y los campos personalizados.
¿Puedo darle a una persona un permiso más de los que tiene su perfil?
No. Quien necesite algo diferente debe usar otro perfil. Así la matriz de acceso siempre coincide con lo configurado.
¿Qué pasa con quienes ya estaban en el área de trabajo?
Siguen exactamente con los mismos permisos, marcados como Personalizado, hasta recibir un perfil.